Cand se aduna multe acte de rezolvat, apare senzatia ca nu mai ai aer. Faci liste in cap, sari de la un mesaj la altul si pierzi timp fara sa iti dai seama. Cel mai bun lucru este sa iti opresti ritmul pentru cateva minute si sa scrii clar ce ai de facut. Cand ai lista in fata, nu mai pare totul la fel de urgent.
Imparte actele dupa ce efect au asupra restului. In prima categorie pui ce trebuie facut ca sa poti merge mai departe, adica lucrurile care deblocheaza alti pasi si au termen apropiat. In a doua categorie pui ce poate fi lasat pentru mai tarziu, fara sa iti strice planul. Cand le vezi asa, nu mai alergi dupa orice. Incepi cu ce conteaza cel mai mult si iti organizezi ziua mai usor.
Cand trebuie sa lasi pe altcineva sa se ocupe de masina, o procura auto se rezolva mai bine daca stabilesti dinainte exact ce vrei sa permita. Daca nu e clar, apar completari si pierzi timp. Cu informatii puse in ordine, scapi de drumuri repetate si te poti ocupa de restul actelor cu mintea mai libera.
Cum alegi pasul urmator fara sa te incurci
Cand ai multe pe lista, apare tentatia sa incepi cu ce pare mai usor. Problema este ca lucrurile usoare nu reduc presiunea daca cele grele raman in spate. Mai eficient este sa incepi cu ce cere coordonare sau programare. Daca prinzi aceste lucruri la timp, restul se aseaza mai repede si nu ajungi sa alergi in ultimele zile.
Uneori,o succesiune sta in centrul tuturor problemelor, fiindca implica persoane, acte mai vechi si discutii care trebuie purtate calm. Daca o lasi la final, fiecare amanare aduce o noua complicatie. Daca o pui devreme pe lista, ai timp sa strangi documentele si sa clarifici detaliile fara graba. Asta iti da control si reduce tensiunea.
Ca sa iti fie mai simplu, poti folosi o metoda scurta:
- notezi ce act depinde de altul
- bifezi ce cere prezenta mai multor persoane
- alegi o zi in care rezolvi doar un singur tip de problema
Cand vrei sa rezolvi fara alergatura
Cand esti pe fuga, nu vrei surprize nici pe traseu, nici la program. De aceea conteaza sa alegi un loc aproape, unde stii ca poti ajunge usor. Un notariat Sector 4 poate fi o optiune potrivita daca vrei sa reduci timpul pierdut in trafic si sa iti incadrezi vizita intre alte obligatii. Practic, iti ramane mai mult timp pentru restul zilei.
Mai conteaza si pregatirea. Daca pleci cu actele amestecate, ajungi sa cauti prin geanta fix cand nu trebuie. Daca pleci cu dosarele separate, totul decurge mai lin. E util sa ai originalele la un loc si copiile la alt loc. Asa scazi riscul sa lipsesca ceva si eviti drumuri facute doar pentru o foaie.
Pentru zile cu presiune, ajuta cateva obiceiuri simple:
- pregatesti dosarele cu o seara inainte
- notezi intr-un singur loc programarile si numerele de contact
- pui copiile intr-o mapa separata
- scrii pe o foaie ce mai lipseste, ca sa nu uiti
Ce faci cand apare o schimbare in ultimul moment
Chiar si cu plan bun, apar situatii neprevazute. Cineva intarzie, un act nu e gata, sau se schimba o informatie. In loc sa te blochezi, e bine sa ai un pas de rezerva. De exemplu, poti pastra o fereastra libera intre doua rezolvari mari. Daca se muta una, nu se strica toata saptamana.
Un alt ajutor este sa nu amesteci problemele. Daca incerci sa rezolvi doua dosare in acelasi timp, ajungi sa incurci actele sau sa uiti ce ai discutat. Mai bine iei pe rand. O ora cu atentie pe un singur subiect valoreaza mai mult decat trei ore cu intreruperi. Asa scazi riscul de greseala si te simti mai stapan.
La finalul fiecarei actiuni, merita sa scrii doua randuri. Ce s-a rezolvat si ce urmeaza. Pare banal, dar te salveaza cand revii dupa cateva zile. Nu mai pierzi timp sa iti amintesti si nu mai depinzi de mesaje vechi. In plus, daca trebuie sa explici cuiva, ai deja raspunsul la indemana.
Cum inchizi saptamana cu senzatia ca ai control
Cand tragi linie, conteaza sa vezi progres, nu doar oboseala. Daca ai rezolvat ce era blocant si ai lasat restul in ordine, esti pe drumul bun. Nu e nevoie sa termini tot intr-o singura saptamana. Mai important este sa pastrezi firul, ca sa nu o iei de la capat de fiecare data.
O verificare scurta la final de saptamana ajuta mult. Te uiti la lista, bifezi ce s-a facut si alegi doua lucruri pentru urmatoarele zile. Doar doua. Cand alegi prea multe, incepi deja cu presiune. Cand alegi putine, le faci cu cap si pastrezi ritmul. Iar ritmul constant este ceea ce iti da liniste.
Cand ai ordine, fiecare decizie devine mai usoara. Stii ce e urgent, stii ce depinde de altcineva si stii ce ai pregatit deja. Nu mai traiesti din noroc sau din alergatura. Ai un plan simplu si il urmezi. Iar daca apare ceva nou, il adaugi in lista fara panica, fiindca baza este deja stabila.