Semnătura electronică joacă un rol important în mediul antreprenorial în special pentru facturarea electronică, dar și pentru trimiterea actelor în format digital, pentru a garanta autenticitatea originii și integritatea conținutului acestora.
Practic, atunci când ai drept de semnătură electronică nu vei mai face deplasări, nu vei mai trimite documente prin curierat şi vei scăpa astfel de mult timp de așteptare. Semnătura electronică poate fi folosită pe orice tip de document, inclusiv pe contractele de muncă și este reglementată în România prin Legea 455/2001.
Semnăturile și sigiliile electronice bazate pe certificate calificate emise de către prestatorii de servicii de încredere cu statut de calificat sunt valabile la nivelul tuturor statelor membre UE, indiferent de țara în care își are sediul prestatorul care a emis certificatul.
Ce este semnătura electronică
Semnătura electronică este un simbol digital, folosit pentru a valida autenticitatea anumitor acte digitale și are aceeași valoare legală precum semnătura olografă, cea pe care o scriem cu mâna. În prezent, odată cu obligativitatea e-Factura, orice firmă care trimite facturile la ANAF trebuie să aibă o semnătură electronică.
Un program integrat e-Factura dezvoltat de o echipă de profesioniști așa cum este NextUp oferă funcționalități simplificate și o interfață intuitivă, făcând astfel ca procesul de facturare să fie accesibil chiar și persoanelor mai puțin tehnice, ținând cont de schimbările legislative rapide, dar şi imperativul digitalizării proceselor de lucru.
Legea 455/2001 reglementează condițiile pe care trebuie să le respecte o semnătură electronică:
- Să fie legată în mod unic de semnatar
- Să asigure identificarea semnatarului
- Să fie creată prin mijloace controlate exclusiv de semnatar
- Să fie legată de datele în formă electronică la care se raportează, în așa fel încât orice modificare ulterioară a acestora este identificabilă
Pentru a putea folosi semnătura electronică conform legii, semnatarul trebuie să dețină un dispozitiv de creare a semnăturii electronice și să acționeze fie în nume propriu, fie ca reprezentant al unui terț.
Cum obții semnătura electronică
Semnătura electronică trebuie să fie însoţită de un certificat digital și generată de un dispozitiv securizat de creare a semnăturii pentru a fi considerată validă din punct de vedere legal. Certificatul digital este echivalentul unui act de identitate în mediul digital. Este unic și identifică o singură persoană căruia îi permite folosirea semnăturii electronice.
Certificatul digital poate fi eliberat doar de către un furnizor acreditat de Ministerul Comunicațiilor și Tehnologiei Informației. Registrul furnizorilor de servicii de certificare acreditați este stabilit și publicat de Ministerul Comunicațiilor și Societății Informaționale pe site-ul www.adr.gov.ro.
Documentul de confirmare trebuie descărcat şi completat de pe portalul ANAF, se completează și se transmite pe email furnizorului certificatului. După finalizarea documentului, acesta ajunge la furnizorul acreditat care a eliberat semnătura şi este confirmat. După ce îl primești semnat de acesta, îl transmiţi prin portal la ANAF (modulul Declaraţii electronice, opţiunea Înregistrare certificate calificate), prin Formularul 150.
În situaţia în care titularul certificatului calificat nu are calitatea de reprezentant legal al contribuabilului reprezentat, se prezintă documentul de împuternicire, autentificat de notarul public, din care rezultă dreptul titularului certificatului calificat de a semna declaraţiile fiscale pentru contribuabil.
Confirmarea dreptului de utilizare a serviciului se face de regulă prin e-mail, pe adresa comunicată în Formularul 150, în termen de 4-7 zile lucrătoare de la depunerea documentaţiei la organul fiscal.
În cazul în care certificatul digital a fost reînnoit, nu mai este necesară depunerea de acte suplimentare. Doar descarci documentul de confirmare, îl completezi, apoi aplici semnătura electronică pe care o ai deja și trimiți fișierul prin e-mail la firma care a eliberat certificatul. Aceasta îți va înapoia pe adresa de e-mail documentul confirmat.
Depunerea declarațiilor fiscale și accesarea e-Factura
Pentru accesarea sistemului RO e-Factura, este nevoie de înregistrarea persoanelor juridice în Spațiul Virtual Privat (SPV), folosind acest certificat digital calificat pentru semnătura electronică, emis pe numele reprezentantului legal, al reprezentantului desemnat sau al împuternicitului societății.
Certificatul digital calificat pentru semnătură electronică este valabil pe o perioadă de 1, 2 sau 3 ani, în funcție de opțiunea aleasă în momentul achiziției. După expirarea valabilității semnăturii electronice, aceasta se poate reînnoi.
Cu ajutorul certificatului digital și a semnăturii electronice vei putea:
- Accesa Spaţiul Privat Virtual (SPV) și depune online declarațiile fiscale;
- Verifica online starea declarațiilor depuse;
- Semna electronic, cu valoare legală, orice document electronic.
Când nu o folosești la ANAF, semnătura electronică pe bază de certificat calificat poate fi utilizată pentru a da valoare legală oricărui tip de document electronic (contracte, facturi, documente bancare, cereri etc), în relația cu partenerii de afaceri și cu cele mai importante instituții din România.
Aşadar, semnătura digitală calificată poate fi folosită pentru toate documentele necesare în relația cu instituțiile statului și partenerii și are numeroase beneficii precum:
- Simplifică procedurile de lucru și relațiile de business;
- Salvează timp pentru că documentele se transmit rapid;
- Reduce costurile cu hârtia;
- Asigură confidențialitatea datelor transmise întrucât documentele ajung direct la destinatar, nu mai trec prin mâinile altor persoane.
Indiferent de programul de facturare folosit, vei avea nevoie de semnătura electronică pentru a transmite facturile prin sistemul național RO e-Factura. Semnăturile electronice sunt cel mai frecvent utilizate pentru semnarea documentelor, cum ar fi acorduri de afaceri, contracte și pentru trimiterea facturilor.
Folosirea unei semnături electronice devine o practică comercială standard în mai multe industrii, domenii și profesii în era digitală actuală, pentru a îmbunătăți fiabilitatea, securitatea, reducerea costurilor și creșterea productivității.