Anii de dupa primul certificat

Pentru cele mai multe firme, tot efortul se concentreaza pe prima data. Se lucreaza cateva luni, se scriu documentele, se trece verificarea, iar dupa obtinerea certificatului echipa se intoarce la treaba obisnuita, convinsa ca subiectul s-a inchis pentru multa vreme.

In realitate, abia atunci incepe partea lunga. Un standard ca ISO 9001, pentru managementul calitatii, nu este un lucru care se obtine o data si se uita, ci o stare care trebuie mentinuta, verificata periodic si reinnoita dupa o perioada.

Partea buna este ca munca de dupa este, de regula, mai mica decat cea de la inceput. Totusi, daca nu se ocupa nimeni de ea, firma se trezeste in aceeasi situatie ca la inceput, dar cu mai putin timp la dispozitie si cu o vizita deja programata.

Vizitele periodice de mentinere

Dupa prima verificare urmeaza altele, la intervale stabilite. Sunt mai scurte, se uita la mai putine lucruri si nu reiau tot procesul, dar presupun ca firma a continuat sa lucreze asa cum a aratat ca lucreaza la prima verificare.

Orice certificare ISO functioneaza pe principiul asta, indiferent de standard. Nu se verifica doar daca documentele exista, ci si daca sunt folosite, iar diferenta se observa usor.

Firmele care nu tin evidentele intre vizite pot ajunge sa le completeze retroactiv, in ultimul moment. Acest lucru se observa, pentru ca datele nu se potrivesc cu restul activitatii firmei.

Domeniile cu verificari proprii

La standardele legate de un domeniu anume, vizitele arata putin diferit. Se verifica si partea generala de organizare, dar cea mai mare parte din timp se duce pe cerintele specifice, care sunt mai concrete, mai usor de controlat si mai vizibile la fata locului.

Pentru firmele care lucreaza cu alimente, de exemplu, o verificare pe ISO 22000, standardul pentru siguranta alimentara, se uita la lucruri care se vad direct in activitate, nu doar la documente. Acolo, evidentele tinute zilnic conteaza mai mult decat procedurile scrise.

Din cauza asta, in domeniile cu cerinte proprii, mentinerea cere mai multa disciplina. Nu se poate recupera la final ce nu s-a facut pe parcurs, pentru ca lipsurile se vad in realitatea de la fata locului, nu in dosarele pregatite pentru vizita.

Evidentele care se tin lunar

Partea de mentinere se reduce, in cea mai mare parte, la cateva evidente completate constant. Nu sunt complicate si nu cer mult timp, dar cer regularitate, iar aceasta se poate pierde dupa primele luni.

Ce se tine de obicei intr-o firma care a trecut deja prin prima verificare, indiferent de domeniul in care lucreaza si de cati angajati are, se reduce la cateva lucruri:

• evidenta reclamatiilor si a felului in care au fost rezolvate
• o verificare interna, facuta o data pe an
• evidenta instruirilor facute cu oamenii
• urmarirea furnizorilor si a problemelor aparute
• deciziile luate in sedintele de analiza

Prima dintre ele e si cea mai utila pentru firma, independent de orice verificare. O lista cu ce au reclamat clientii intr-un an, citita o data, arata lucruri pe care nimeni nu le observa din activitatea de zi cu zi.

Pregatirea pentru o vizita

Cand se apropie o vizita, firmele care au lucrat constant au, de regula, putine lucruri de pregatit. Verifica daca totul e la zi, anunta oamenii implicati si isi vad mai departe de treaba, fara sa fie afectat programul echipei.

Pentru cele care nu au tinut ritmul, pregatirea arata altfel si incepe cu cateva saptamani inainte. Ordinea care salveaza cel mai mult timp in situatia asta:

• se verifica ce evidente lipsesc sau sunt incomplete
• se completeaza ce se poate completa corect
• se face verificarea interna, daca nu a fost facuta
• se anunta oamenii care vor fi intrebati
• se pregatesc documentele cerute de la inceput

Pasul trei poate face diferenta la vizita propriu-zisa. O verificare interna facuta serios scoate la iveala exact lucrurile care ar fi fost gasite oricum, doar ca pot fi rezolvate inainte, fara presiune, fara graba si fara observatii scrise in raport.

Omul care raspunde de tot

Partea organizatorica se rezolva cel mai bine cu o singura persoana responsabila. Nu trebuie sa fie specialist in domeniu, trebuie doar sa existe cineva care tine un calendar si care anunta din timp ce urmeaza si cand.

In firmele mici, rolul asta ajunge de obicei la cineva din zona administrativa. E o alegere buna, pentru ca persoana respectiva are deja o imagine de ansamblu si stie unde sunt documentele si cui sa ceara informatii.

Nu este recomandat ca rolul sa ramana la conducerea firmei, alaturi de multe alte responsabilitati. Atunci subiectul ajunge mereu ultimul pe lista si revine in atentie doar cand se anunta o vizita apropiata.

Reinnoirea dupa cativa ani

La capatul perioadei de valabilitate urmeaza o verificare mai ampla, asemanatoare cu prima. Pentru o firma care a lucrat constant, efortul este mai mic. Pentru una care nu a mentinut sistemul, poate insemna reluarea procesului aproape de la inceput.

Diferenta dintre cele doua situatii se construieste in toti anii dinainte, nu in ultimele saptamani. E cel mai bun argument pentru disciplina de pe parcurs, mai bun decat orice discutie despre reguli si proceduri.

Firmele care au gasit o utilitate interna pentru ce au construit trec prin reinnoire fara emotii. Cele care au tratat totul ca pe o formalitate se confrunta adesea cu aceeasi graba la fiecare reinnoire.